A Secretaria da Receita Federal do Brasil editou o Ato Declaratório Interpretativo RFB nº 4, de 9 de outubro de 2019, que declara a interpretação a ser dada ao parágrafo único do art. 195 do Código Tributário Nacional.
Segundo o art. 195 do Código Tributário Nacional: “Art. 195. Para os efeitos da legislação tributária, não têm aplicação quaisquer disposições legais excludentes ou limitativas do direito de examinar mercadorias, livros, arquivos, documentos, papéis e efeitos comerciais ou fiscais, dos comerciantes industriais ou produtores, ou da obrigação destes de exibi-los.”
O ADI dispõe que os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes de lançamentos neles efetuados podem ser armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente. Isso porque o documento digital e sua reprodução terão o mesmo valor probatório do documento original para fins de prova perante a autoridade administrativa em procedimentos de fiscalização, observados os critérios de integridade e autenticidade.
O ato ainda estabelece que os documentos originais poderão ser destruídos depois de digitalizados, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação é sujeita a legislação específica.
Quanto aos documentos armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente, esses poderão ser eliminados depois de transcorrido o prazo de prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que eles se referem.