Burocracia por definição quer dizer “sistema de execução de atividades realizadas por funcionários em cargos bem definidos, de acordo com uma determinada rotina e hierarquia”. Embora na teoria o termo não possua uma conotação negativa, no dia a dia, a burocracia nas empresas pode significar menos produtividade e baixa fluidez no fluxo de trabalho.
Atualmente, cada vez mais administradores vêm adotando um sistema gerencial que confere maior autonomia aos colaboradores, eliminando formulários, procedimentos e formalidades. A busca é por maior agilidade, engajamento e resultados.
Continue acompanhando este post e saiba como é possível descomplicar a burocracia nas empresas!
Empoderar
Estabelecer processos formais é uma realidade comum na rotina de uma empresa. Muitos colaboradores já devem ter se deparado com situações do tipo: para ir até uma simples reunião com um cliente, é necessário comunicar a administração, pedir autorização e recursos ao financeiro para somente então conseguir o voucher de um táxi?
Os gerentes, por sua vez, muitas vezes assumem responsabilidades diversas perante a empresa, mas não contam com autonomia para repor o papel da impressora?
Situações como essas acabam criando uma rotina truncada e ineficiente, que traz impactos negativos para a empresa como um todo.
Mesmo que não ocupem cargos de liderança, colaboradores e gestores precisam estar capacitados para ter o máximo de autonomia em suas funções e no fluxo do trabalho. Embora essa ação possa demandar investimento em treinamentos, em alguns casos, ela traz resultados extremamente benéficos para a empresa como um todo.
Revisar os procedimentos internos
Outra questão fundamental para desburocratizar o cotidiano de uma empresa está relacionada à revisão de procedimentos internos. A falta de revisão desses procedimentos acaba engessando boa parte das atividades da empresa.
Por isso, é necessário sempre revê-los e buscar a máxima eficiência para que eles não apenas cumpram a sua função, mas também facilitem o fluxo de trabalho.
Contar com uma equipe especializada
Colaboradores capacitados e de confiança beneficiam o processo de delegação de funções, criando uma rede poderosa e empoderadora. Quanto menos entraves a execução das atividades tiver, mais produtivos os colaboradores serão e melhores resultados a empresa conquistará.
O ideal é garantir a capacitação e a especialização das equipes, para que possam estar aptas a executar ações com excelência e autonomia.
Investir em uma cultura de compliance
Muitas empresas no Brasil não contam com uma cultura de compliance, que é o compromisso de adequação a leis e regulamentos externos e internos. Boa parte das empresas paga caro para remediar questões, quando podia investir muito menos ao apenas prevenir problemas.
Uma boa consultoria jurídica, ou mesmo um processo de due diligence, que consiste em auditar dados fornecidos a compradores ou investidores em potencial antes da realização de uma operação empresarial, pode ajudar a empresa a encontrar passivos e pontos de fragilidade em sua gestão, evitando que tais questões acabem se tornando o motivo para o ajuizamento de ações por parte de funcionários ou mesmo de outras empresas.
Evitar um problema também é uma forma de desburocratizar, na medida em que dispensa procedimentos necessários para resolver problemas posteriormente.
Realizar planejamento tributário
Por fim, uma das questões que mais gera entraves e procedimentos complexos é o recolhimento de impostos. A comunicação entre o administrativo, o financeiro e a contabilidade é algo bastante ineficiente para muitas empresas e a criação de procedimentos diversos acaba dificultando em vez de ajudar a empresa a cumprir com sua carga tributária sem prejuízos.
Um bom planejamento tributário, feito por uma equipe de advogados competentes pode, além de diminuir a carga tributária, facilitar os procedimentos relativos ao recolhimento de impostos.
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