O receio de perder dinheiro com multas pode ser evitado com o conhecimento adequado. No caso da substituição tributária, que diz respeito à atribuição de responsabilidade pelo Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) a outro contribuinte que não o gerador da venda, as regras variam de Estado para Estado e, se for feita da maneira errada, pode gerar multas consideráveis.
A substituição tributária pode acontecer de três formas:
- Para Frente: Quando os tributos sobre os fatos que o originam são gerados depois, mas são pagos de maneira adiantada, com base no cálculo presumido;
- Para trás: Neste tipo, a substituição acontece de maneira oposta à anterior. A última pessoa na cadeia de circulação da mercadoria quita o tributo, mesmo em relação a operações passadas;
- Propriamente dita: Neste caso, o contribuinte é substituído por outro que participa do mesmo negócio.
As legislações estaduais são tão distintas com relação à substituição tributária que há casos em que atribui o pagamento do imposto ao contribuinte, que assume a condição de substituto tributário. Daí a distinção entre dois tipos de contribuintes: o substituto, que recolhe e retém o ICMS, e o substituído, que é beneficiado pelo adiamento do pagamento do tributo e nas operações seguintes sobre o desconto.
Por isso, é necessário que o contribuinte observe todas as regras do Estado com o qual trabalhará, antes de fechar negócio, a fim de saber sobre a tributação local e não ter uma surpresa com o pagamento de ICMS por substituição tributária ou antecipação.
Cada um com seu tributo
Outra informação importante quando falamos de substituição tributária é que nem todos os produtos estão sujeitos à substituição. A inclusão de cada produto na lista de substituição depende de convênios e acordos entre os Estados, que, em sua maioria, validam mercadorias como fumo, tintas e vernizes, motocicletas, automóveis, cervejas, refrigerantes, chope, água e gelo, cimento, combustíveis, lubrificantes e material elétrico.
Em alguns Estados, produtos como bateria, pilhas, lâminas de barbear, cosméticos, materiais de construção e discos e fitas virgens e gravadas, estão sujeitos ao regime de substituição tributária somente para operações entre Estados.
Por exemplo, se uma empresa de varejo, que fica em Minas Gerais, compra um produto de uma empresa localizada em São Paulo, ela deve calcular a substituição tributária com base na alíquota interna de 25%, fundo de pobreza de 2% e alíquota interestadual de 12%.
Já no caso de uma empresa que recebe uma mercadoria que teve aplicação do cálculo de substituição tributária, não precisará recolher o diferencial da alíquota, pois a mercadoria já terá o ICMS retido.
Planejamento tributário
Como parte fundamental de todos os negócios em uma empresa, planejar o valor das mercadorias é fundamental para não ter prejuízos. É importante que a empresa determine o valor total de tributos que deverá ser recolhido ao longo de um período e também leve em consideração a substituição tributária.
Para isso, o empresário pode simular todas as operações de compra de materiais e venda de produtos para chegar a um preço final, que seja competitivo, levando em consideração o valor das alíquotas, que variam de 7% a 18%.
O Fundo de Pobreza, existente em alguns Estados, pode fazer com que a alíquota cobrada seja maior que a dos outros.
Benefícios
Nem só de temor de multas vive a substituição tributária. A Lei Kandir, de 13 de setembro de 1996, que instituiu o ICMS, dá direito ao crédito do ICMS, do qual você pode abater das saídas o tributo pago na aquisição de mercadorias, serviços e produtos, além de prever a substituição tributária.
Assim, o contribuinte substituído tem direito à restituição do valor pago em tributos por conta da substituição tributária.
Recolhimento
No caso de substituição tributária, o contribuinte substituto deve adquirir uma Guia Nacional de Recolhimento de Tributos Estaduais (GNRE), em uma agência de banco oficial e quitá-la. Porém, para cada protocolo diferente que operar, com mercadorias no regime de substituição tributária, deverá usar uma GNRE específica.
É importante ressaltar que o contribuinte substituto deve analisar as normas de legislação da unidade de federação de destino da mercadoria, para recolhimento e cálculo do ICMS.
Se o emissor da Nota Fiscal não pagar no prazo determinado, ele será considerado inadimplente. No caso de o contribuinte substitutivo não quitar o débito, além de inadimplente, também será processado como depositário infiel, que não será alterada caso seu cliente não tenha pago a nota emitida.
Erros
Entre os maiores erros na hora de fazer a substituição tributária do ICMS, está o de não identificar de forma correta se o produto, que será transportado para outro Estado, não está sujeito ao regime. Também é um erro ignorar a importância da documentação correta relativa ao recolhimento do tributo durante o transporte, já que pode haver fiscalização.
Nesse caso, haverá multa e retenção da carga, que pode gerar prejuízos no prazo de entrega dos produtos e custos adicionais com frete. Pior se os produtos forem perecíveis, pois a liberação da carga apreendida pode demorar dias.
Outro erro cometido pelo empresário é o de não verificar a legislação pelo menos uma vez por mês. A experiência de uma operação realizada em um mês não pode ser repetida automaticamente outra vez, sem que haja uma consulta minuciosa à legislação vigente.
Ficar horas, talvez dias, a procura de respostas, manualmente, sobre a legislação vigente para uma operação de entrada ou saída de produtos, mercadorias ou serviços em um determinado Estado também é uma perda de tempo, já que existem simuladores online que garantem a atualização automática da legislação e a incidência do imposto sobre os produtos.
Portanto, fazer um planejamento tributário e ter conhecimento sobre a legislação de todas as áreas da empresa, incluindo a substituição tributária, é fundamental para o sucesso de suas operações.
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